AI Assistant Notice

English

1. You are interacting with an AI system

The Assistant is an AI system. It is not a person and does not pretend to be one. It answers questions about the workspace you are signed in to, using only data your role is allowed to read. Answers are generated automatically by an open-weights language model running on IEMSuite's own infrastructure in the EU.

2. What it does

Summarises and explains your own company's stock, orders, production, quality, invoices, customers, settings and documented help articles; performs the calculations IEMSuite exposes as verified read capabilities (figures in result cards are computed by our servers); explains how to use features.

3. What it does not do

It does not create, change or delete records, send e-mails, approve anything or move stock. It makes no decisions about individuals and gives no legal, tax, medical, safety or investment advice. It never answers about another company or reveals data your permissions exclude. It cannot be used for emotion recognition, biometric categorisation, social scoring or any practice prohibited by Article 5 of the AI Act. It is not a high-risk system and is not intended for employment, education, credit, migration, law-enforcement or critical-infrastructure decisions.

4. Accuracy and human oversight

Answers can be incomplete or wrong, especially when the underlying records are incomplete. Verify anything you rely on for a business, financial, quality or safety decision. No decision about you is taken automatically; a human remains responsible.

5. Your data

Processed: your question, the answer, and the minimum workspace facts and permission checks needed. Where: IEMSuite infrastructure in the EU; nothing is sent to a third-party model provider or used to train any model. Legal basis: performance of the contract / your instruction (GDPR Art. 6(1)(b)); legitimate interest for security logs (Art. 6(1)(f)). Retention: chat history only when enabled for your workspace, encrypted, deleted when you delete it or your account is erased. Rights: access, rectification, erasure, restriction, portability, objection; complaints to UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl). Where we act as processor, contact your workspace administrator first.

6. AI literacy

IEMSuite maintains AI-literacy measures for the people who build, operate and support the Assistant (Art. 4 AI Act). Customer administrators are responsible for their own users having sufficient AI literacy for the way they use it; this notice and the in-product label are part of that information.

7. Complaints and supervision

Product complaints: [email protected] (answered within 30 days). AI Act concerns: the Polish market-surveillance authority for AI (Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji) once its complaint procedure is operational. Personal data: UODO.

8. Do not paste

Special-category data (health, biometric, genetic, religious, philosophical, trade-union, political, sexual life), other people's personal data you are not authorised to process, credentials or payment-card data.

9. Changes

We publish a new version before changing the Assistant's purpose, model host, data categories or retention in a way that affects you, and at least 14 days before a new sub-processor would process personal data for it.

Türkçe

1. Bir yapay zekâ sistemiyle etkileşimdesiniz

Asistan bir yapay zekâ sistemidir; bir kişi değildir ve kişi gibi davranmaz. Oturum açtığınız çalışma alanı hakkındaki soruları, yalnızca rolünüzün görmesine izin verilen verilerle yanıtlar. Yanıtlar, IEMSuite'in AB'deki kendi altyapısında çalışan bir dil modeli tarafından otomatik üretilir.

2. Neler yapar

Kendi şirketinizin stok, sipariş, üretim, kalite, fatura, müşteri, ayar ve yardım içeriklerini özetler ve açıklar; IEMSuite'in doğrulanmış okuma yetenekleriyle sunduğu hesaplamaları yapar (sonuç kartlarındaki rakamlar sunucularımızda hesaplanır); özelliklerin nasıl kullanılacağını açıklar.

3. Neler yapmaz

Kayıt oluşturmaz, değiştirmez, silmez; e-posta göndermez, onay vermez, stok hareketi yapmaz. Kişiler hakkında karar vermez; hukuki, vergi, tıbbi, güvenlik veya yatırım tavsiyesi vermez. Başka şirket hakkında yanıtlamaz; yetkinizin dışındaki veriyi göstermez. AB Yapay Zekâ Tüzüğü m.5'te yasaklanan uygulamalar için kullanılamaz. Yüksek riskli bir sistem değildir; istihdam, eğitim, kredi, göç, kolluk veya kritik altyapı kararları için tasarlanmamıştır.

4. Doğruluk ve insan denetimi

Yanıtlar eksik veya yanlış olabilir. İş, finans, kalite veya güvenlik kararı için kullanmadan önce doğrulayın. Hakkınızda otomatik karar alınmaz; kararın sorumluluğu insanda kalır.

5. Verileriniz

İşlenen: sorunuz, yanıt ve gereken asgari çalışma alanı verisi ile yetki kontrolleri. Nerede: AB'deki IEMSuite altyapısında; üçüncü taraf model sağlayıcısına gönderilmez, hiçbir modelin eğitiminde kullanılmaz. Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (GDPR m.6/1-b); güvenlik kayıtları için meşru menfaat (m.6/1-f). Saklama: sohbet geçmişi yalnızca çalışma alanında açıksa, şifreli olarak saklanır; sohbeti veya hesabı silince silinir. Haklarınız: erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, taşınabilirlik, itiraz ve UODO'ya şikâyet. Veri işleyen olduğumuz hâllerde önce çalışma alanı yöneticinize başvurun.

6. Yapay zekâ okuryazarlığı

IEMSuite, Asistanı geliştiren, işleten ve destekleyen kişiler için yapay zekâ okuryazarlığı önlemleri uygular (AI Act m.4). Müşteri yöneticileri kendi kullanıcılarının yeterli okuryazarlığa sahip olmasından sorumludur.

7. Şikâyet ve denetim

Ürün şikâyetleri: [email protected] (30 gün içinde yanıt). AI Act şikâyetleri: Polonya piyasa gözetim otoritesi (KRiBSI), şikâyet usulü işlemeye başladığında. Kişisel veri: UODO.

8. Yapıştırmayın

Özel nitelikli veriler, yetkili olmadığınız üçüncü kişi verileri, kimlik bilgileri ve kart verisi.

Polski

1. Wchodzisz w interakcję z systemem AI

Asystent jest systemem sztucznej inteligencji. Nie jest osobą i nie udaje osoby. Odpowiada na pytania dotyczące Twojego obszaru roboczego, korzystając wyłącznie z danych, do których Twoja rola ma dostęp. Odpowiedź generuje automatycznie model językowy działający w infrastrukturze IEMSuite w UE.

2. Co robi

Podsumowuje i wyjaśnia dane Twojej firmy (stany magazynowe, zamówienia, produkcję, jakość, faktury, klientów, ustawienia, materiały pomocy); wykonuje obliczenia udostępniane jako zweryfikowane funkcje odczytu (liczby w kartach wyników są obliczane na naszych serwerach); wyjaśnia, jak korzystać z funkcji.

3. Czego nie robi

Nie tworzy, nie zmienia i nie usuwa rekordów, nie wysyła e-maili, nie zatwierdza, nie wykonuje ruchów magazynowych. Nie podejmuje decyzji dotyczących osób i nie udziela porad prawnych, podatkowych, medycznych, bezpieczeństwa ani inwestycyjnych. Nie odpowiada o inne firmy i nie ujawnia danych poza Twoimi uprawnieniami. Nie może być używany do praktyk zakazanych w art. 5 AI Act. Nie jest systemem wysokiego ryzyka.

4. Dokładność i nadzór człowieka

Odpowiedzi mogą być niekompletne lub błędne. Przed decyzją biznesową, finansową, jakościową lub dotyczącą bezpieczeństwa zweryfikuj je. Żadna decyzja dotycząca Ciebie nie jest podejmowana automatycznie.

5. Twoje dane

Przetwarzamy pytanie, odpowiedź oraz minimalny zakres danych i sprawdzeń uprawnień. Gdzie: infrastruktura IEMSuite w UE; dane nie są przekazywane zewnętrznemu dostawcy modelu ani wykorzystywane do trenowania. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); uzasadniony interes dla logów bezpieczeństwa (lit. f). Przechowywanie: historia czatu tylko gdy włączona, szyfrowana, usuwana po usunięciu rozmowy lub konta. Prawa: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, skarga do UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. Umiejętności korzystania z AI

IEMSuite stosuje środki w zakresie umiejętności korzystania z AI dla personelu (art. 4 AI Act). Administratorzy klienta odpowiadają za kompetencje swoich użytkowników.

7. Skargi i nadzór

Skargi produktowe: [email protected] (odpowiedź w 30 dni). Skargi dotyczące AI Act: Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji, po uruchomieniu procedury. Dane osobowe: UODO.

8. Nie wklejaj

Danych szczególnych kategorii, danych osób trzecich bez uprawnienia, danych logowania ani danych kart płatniczych.